機密書類 直接溶解サービス

情報を漏洩させた企業は生き残れない!

ネットで検索しても沢山の保険の存在が確認できる

ネットで検索しても沢山の保険の存在が確認できる(画像クリックで拡大表示)

2005年の「個人情報保護法」施行により現代社会では“情報漏洩”は厳禁となり、保険業界では、生命保険・損害保険と同様に“個人情報プロテクター保険”まで設定され、万が一の情報漏洩時の損害賠償に備える必要性がある世の中になってしまいました。

しかし、情報漏洩時の損害賠償は保険で賄えても、“自社の信用”は保険では賄えません。
結果、情報漏洩を起こした企業は信用失墜により「顧客減少」「経営不振」に。
最悪の場合「倒産」に追い込まれ社会から消えてしまうという可能性も否定できません。
自己(自社)防衛にためにも、

  • 機密書類の取扱ルールの設定
  • 不要となった書類の処分方法
  • 信用のおける処分委託先の選定

等が非常に重要になってきます。

情報漏洩の危険ゾーン

現在、考えられる情報漏洩の可能性は大きく以下の2つです。

1.社内放置

社員・来客がオープンに出入り可能な事務所では、書類の紛失・盗難が多々発生する傾向にあります。
無造作に置かれた書類は、たとえその書類が盗まれたりすることで紛失しなかったとしても、そこに何が書かれているかは一目瞭然!
その時点で情報は漏れています。

【対策案】

  • 情報のランク分け。
  • ランク分けした情報の保管ルール設定。
  • クリアデスクのルール化。

等、社内における情報管理が最低でも必要になります。

2.不要書類の処分時

コストをできるだけ抑えるために、書類の回収処理を信頼性の低い業者への委託してしまうことは、

  • 輸送途中の車両事故により情報が漏洩する危険性がある。
  • 引き渡し後速やかに機密抹消される保証がない。

などの理由から危険です!

信頼性の低い資源回収業者の場合、

  • 貴社の機密書類は新聞・雑誌と同様“紙”という認識しかない。
  • 回収された書類が再び紙の原料として製紙会社へ納品されるのは、何日後か何カ月後かわからない。

等の情報に対する重みを認識していないケースも少なくありません。

よく(弊社の)営業先で、担当の方に
「委託業者と契約を締結していて損害賠償も明記されているから大丈夫!」
と言われることがありますが、果たして本当に大丈夫なのでしょうか?

万が一情報漏洩が発生し、委託業者との間で裁判となっても、契約書を“ただの紙”として扱う様な回収業者を相手に、まず賠償金は受け取れないと考えていた方が賢明です。

さらに、情報漏洩が起きてしまった時、状況を悪化させてしまう要因として

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  • 保険金額が高いため、個人情報保護保険に加入している業者はほとんど無い。
  • 情報漏洩させた委託業者は自己破産して会社自体を無くして(逃げて)しまうケースもある。
  • 情報を漏洩させたのが委託業者だとしても、 「○○商事 情報流出!」と、世間には貴社の社名が前面にでてしまう。

これらの理由からも、処分委託業者の選定は慎重に行なう必要があります。

情報漏洩を防ぐために

一番確実に機密書類を抹消し、自己(自社)の情報漏洩を防ぐ一番の処分方法は、

社長自らが機密書類を “敷地内で燃やす” か “裁断サイズの細かいオフィスシュレッダーにかける” こと。

です。
または(忙しさ等から社長がそれをできない等の理由から)百歩譲って信頼のおける社員にさせるもOKだとします。

しかし、これらの処理も現実的ではありません。

燃やす(焼却処分)のハードル

まず、現在の国内では野焼きは禁止されているため、簡単に外で燃やす事は出来ません。
そこで焼却炉という選択肢が出てくると思いますが、

  • わざわざ焼却炉を購入し、産業廃棄物を増やす?
  • 国が定めたダイオキシン測定を定期的に高額費用を払って実施する?

と、焼却炉を導入したなりの新たな問題が発生してしまいます。

オフィスシュレッダーのハードル

日常業務で発生する書類ならば、たいした量ではないため可能かもしれません。
しかし、

「いつか壊れる機械に」「電気代を払って」「ゴミの生産を」「給料を支払っている社員にさせる」

行為に疑問は出てきませんか?

結果「コスト高」に

法廷保管期限の定められた、いわゆる保管書類をオフィスシュレッダーにかけた場合

  • 段ボール箱単位の大量の書類を裁断するための社員の拘束時間
  • 裁断から生まれるゴミの量

これらは、コストとして重くのしかかります。

また、段ボール箱単位の大量の書類を裁断するシュレッダーの連続使用による耐久性も発生するコストとして視野に入れて考えなくてはなりません。

シュレッダーが壊れた場合、新たに購入するのか? それらを踏まえた上でも、結果、生産性の無い業務にお金と時間をかけることになります。

だから“直接溶解サービス”

当社の提供する“直接溶解サービス”は、
断熱材補強車両で機密書類を運搬し、当日の製紙会社到着と当日の溶解処理を実施するサービスです。

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弊社“直接溶解サービス”利用のメリット

  1. 当日に溶解(機密抹消)が完了するため安心!
  2. トラックを送り出すだけなので社員の立会い時間が短い!
  3. 処理設備(焼却炉 や オフィスシュレッダー 等)を購入する必要が無い!
  4. ゴミ処分ではなくリサイクル資源となる!(環境にやさしい。)
  5. 機密抹消証明書を発行!委託業務管理が用紙1枚で済む!
  6. 上記の業務をISO27001取得企業が実施する!

当社“直接溶解サービス”の考えは、

お金のかかる設備をお客様が購入する必要はありません。
必要なとき呼んでください。
機密の取扱いを心得ているプロが処理にあたります!

です。